Hvorfor er dokumentasjon så viktig?
God dokumentasjon er avgjørende for å få godkjent en SkatteFUNN-søknad og for å kunne dokumentere kostnadene i ettertid. Uten tilfredsstillende dokumentasjon risikerer du å miste fradraget.
Hva skal dokumenteres?
Prosjektbeskrivelse
En detaljert beskrivelse av prosjektet som tydelig viser hva som er nytt og innovativt. Beskriv utfordringene prosjektet skal løse og hvorfor eksisterende løsninger ikke er tilstrekkelige.
Timeregistrering
All tid som medarbeidere bruker på FoU-prosjektet må registreres. Vi anbefaler å bruke et eget prosjektnummer i timeregistreringssystemet.
Kostnadsdokumentasjon
Alle kostnader må kunne spores i regnskapet. Dette inkluderer lønn, materialkostnader og innkjøp av FoU-tjenester.
Praktiske tips
Start tidlig
Begynn dokumentasjonen fra dag én. Det er mye vanskeligere å rekonstruere aktiviteter i ettertid.
Bruk prosjektstyringsverktøy
Verktøy som Jira, Trello eller Asana kan hjelpe med å dokumentere fremdrift og aktiviteter i prosjektet.
Skriv logg
En daglig eller ukentlig prosjektlogg hvor dere noterer hva som er gjort, hvilke utfordringer dere møtte og hvordan dere løste dem, er uvurderlig.
Eksempel på god dokumentasjon
En god prosjektdokumentasjon inneholder:
- Detaljert prosjektplan med milepæler
- Ukentlige statusrapporter
- Dokumentasjon av møter og beslutninger
- Timeregistrering per medarbeider
- Komplett kostnadsoversikt
- Teknisk dokumentasjon av utviklingen
Vanlige feil
De vanligste feilene vi ser er mangelfull timeregistrering, vage prosjektbeskrivelser og manglende dokumentasjon av hvorfor arbeidet kvalifiserer som FoU.
Vi kan hjelpe
Ta kontakt med oss for veiledning om hvordan du setter opp gode rutiner for FoU-dokumentasjon i din bedrift.